Ongewenst gedrag op de werkvloer: naar een actieve beleidsvoering

Conflicten op de werkvloer zijn onvermijdelijk. Indien er niet op de juiste manier mee wordt omgegaan, kan het escaleren tot ongewenst gedrag, pesterijen, intimidatie en andere vormen van verbale of psychische agressie. De rol die leidinggevenden en het management hierin spelen, is niet te onderschatten. “Het gebrek aan psychologische veiligheid, duidelijkheid en begrenzing verhoogt het risico op dergelijk gedrag”, meent Hilde De Man, verantwoordelijke psychosociaal welzijn bij IDEWE. We vroegen haar hoe je een actief beleid rond ongewenst gedrag voert.

Uit recent onderzoek in opdracht van Tempo-Team in samenwerking met KU Leuven blijkt dat een op drie werknemers al eens slachtoffer werd van pestgedrag, roddelen, oneerbare voorstellen of ongewenst fysiek contact. Dat staat te lezen op de website van ZigZagHR. Bovendien zou slechts 33% van de kleine bedrijven (met minder dan 50 werknemers) duidelijke regels hebben omtrent ongewenst gedrag. Bij grote bedrijven (meer dan 50 werknemers) gaat het om 44% volgens het onderzoek.

Hilde De Man, verantwoordelijke psychosociaal welzijn bij IDEWE, is niet alleen inhoudelijk verantwoordelijk voor de preventieadviseurs die bij bedrijven consulteren, maar modereert zelf ook bij meldingen van ongewenst gedrag. Zij ziet dat in veel gevallen bepaalde leiderschapsstijlen aan de basis liggen van escalerend ongewenst gedrag op de werkvloer.

“Leidinggevenden durven pestgedrag, psychische agressie of andere vormen van ongewenst gedrag vaak niet benoemen”, legt ze uit. “Ze gaan ervan uit dat iedereen zich wel op een volwassen en professionele manier kan gedragen. Of willen liever de vrede bewaren. Maar het is juist heel belangrijk om grenzen te stellen en aan te geven wat kan en wat niet kan wanneer het op (on)gewenst gedrag op de werkvloer aankomt. Wanneer die begrenzing er niet is, gaan mensen zelf bepalen hoe ver ze kunnen gaan. Leidinggevenden zijn vaak ook niet opgeleid om met teamwerking en groepsdynamieken om te gaan. Zij moeten hierin ondersteund en gecoacht worden.”

Voorbeeldgedrag

Het voorbeeldgedrag dat leidinggevenden en het management stellen, speelt een grote rol in de psychologische veiligheid en de mate van verbondenheid, autonomie en het competentiegevoel dat werknemers ervaren.

“Zowel de laissez-faire als de vermijdende en controlerende leiderschapsstijl zorgen ervoor dat conflicten gemakkelijker ontstaan”, zegt De Man. “Bij een laissez-faire attitude of een conflictvermijdende leiderschapsstijl zullen werknemers zelf invullen hoe ver ze kunnen gaan in hun gedrag. Bovendien gaan de betrokken partijen zelf hun interpretatie geven aan de feiten, waarna het conflict snel kan escaleren. Bij overcontrole neem je de autonomie van je werknemers dan weer weg, wat leidt tot prikkelbaarheid en spanningen.”

“Ook de manier waarop je je mensen erkent of beloont is bepalend”, gaat ze verder. “Als de ene gewaardeerd wordt en de andere niet, zonder uitleg of een duidelijke waarom, ontstaan er wrijvingen. Ook onduidelijke feedback of plotse negatieve feedback zorgen ervoor dat werknemers zich onveilig en/of geviseerd voelen.”

Zelfsturing

Wat dan met zelfsturende teams, die vaak niet op een leidinggevende of direct management kunnen terugvallen?

“Ook binnen zelfsturende teams moeten er bepaalde (leiderschaps)rollen opgenomen worden”, zegt Hilde De Man. “Als deze niet aan één leidinggevende toebehoren, moeten ze goed en duidelijk verdeeld worden. Anders ontstaat er vaak een strijd. Bepaalde individuen kunnen zich bijvoorbeeld opwerpen als leider, wat door de groep niet aanvaard kan worden. Deze persoon wordt dan al snel geïsoleerd. Of je krijg te maken met leiderschap dat niet opgenomen wordt, wat niet bevorderlijk is voor het zelfsturende team noch voor de medewerkers. Bovendien blijf ik geloven dat ook zelfsturende teams ergens aan de zijlijn moeten beschikken over een leidinggevende of een coach. Om knopen door te hakken.”

Naar een actief beleid

En wat als het ongewenst gedrag net uit de hoek van de leidinggevende komt? Ook dat komt vaak voor volgens Hilde De Man. In dat geval is het aangewezen om als organisatie terug te kunnen vallen op een heldere visie rond (on)gewenst gedrag op de werkvloer, die eventueel in een gedragscode is vastgelegd. Hilde De Man gaf nog enkele tips mee om ongewenst gedrag op de werkvloer, in welke vorm dan ook, te voorkomen:

• Ga na of je een psychologisch veilig werkklimaat hebt: zijn leidinggevenden en werkgevers voldoende aanspreekbaar? Hebben medewerkers voldoende inspraak? Heb je een management dat vertrekt vanuit vertrouwen in plaats van uit controle? Is er sprake van een ondersteunende cultuur waarin niet alleen leidinggevenden, maar ook collega’s elkaar steunen? Is er aandacht voor de autonomie, verbondenheid en het competentiegevoel van werknemers? Kunnen ze fouten maken zonder er meteen op aangesproken te worden?
• Creëer vanuit bovenstaande vragen een visie over (on)gewenst gedrag op de werkvloer. Op welke manier wil jij als bedrijf of organisatie omgaan met je medewerkers, wat vind je belangrijk? Respect, openheid, vertrouwen, continu leren,… Wat zijn de richtinggevende waarden? Formuleer deze in een gedragscode, waarin duidelijk wordt hoe deze waarden concreet geuit worden.
• Sta open voor een risicoanalyse, waarbij je kan zien op welke afdelingen er misschien ingegrepen moet worden. Het is altijd beter om dit preventief te doen volgens Hilde De Man, dan om ermee te wachten tot er melding gemaakt wordt van ongewenst of pestgedrag. Dan kan je nog op een positieve manier aan herstel werken, aldus De Man. Je kan ook een actieplan opstellen, waarin geschreven staat hoe je omgaat met ongewenst of pestgedrag. En welke acties je plant om gewenst gedrag te stimuleren.
• Zorg ervoor dat er een signaleringsplan is dat zichtbaar en kenbaar is, zodat mensen weten hoe en aan wie ze meldingen moeten doorgeven. Ook sensibilisering en opleiding - rond bijvoorbeeld respectvolle en verbindende communicatie - van zowel leidinggevenden als van werknemers blijft belangrijk. Deze aanpak is vaak het meest effectief als ze in groep, met iedereen samen, gevolgd kan worden zodat met een gemeenschappelijke taal gestart kan worden. En men elkaar op de basisprincipes hiervan kan aanspreken.