VOV lerend netwerk bracht een 60-tal learning professionals samen rond het onderwerp ‘rapportage in L&D’. Een hele voormiddag deelden we informatie, bekommernissen en best practices omtrent de registratieverplichtingen, vastgelegd in de Arbeidsdeal van oktober 2022. Heel wat antwoorden en tips bundelden we voor jou in dit artikel!
De VOV-Pitstop van 24 september 2024 stond helemaal in het teken van rapporteren in L&D. En wie het daarover heeft, denkt natuurlijk meteen aan de wettelijke verplichtingen omtrent rapportage, vastgelegd in de Arbeidsdeal van oktober 2022. Een gevoelig onderwerp bij heel wat learning professionals en werkgeversorganisaties. Sommigen zetten zich flagrant af tegen elke poging van de overheid om dit te organiseren. Anderen maken zich grote zorgen over de administratieve last die dit zal teweegbrengen. En nog anderen zien door het bos de bomen niet meer vanwege alle informatie die (online) circuleert.
VOV lerend netwerk zette het onderwerp dan ook met stip bovenaan de agenda van deze Pitstop. Als onafhankelijke en neutrale netwerkorganisatie vinden we het belangrijk dat iedereen correct geïnformeerd wordt en op die manier een gefundeerde mening kan vormen over de zaak. Het verhaal van de registratieplicht en de Federal Learning Account (FLA) kent bovendien verschillende kanten, die we in de voormiddag zo goed mogelijk wilden belichten.
Stand van zaken en praktijkvoorbeeld
Daarom begon Corinne Thijs van De Opleidingscoach de dag met een gedetailleerde uiteenzetting over wat de Arbeidsdeal nu precies inhoudt en op welke manier je als bedrijf aan de registratieverplichtingen kan voldoen. Daarbij gaf ze antwoord op heel wat vragen die door de deelnemers werden gesteld. Katrien Quintelier van VAB vulde de presentatie aan met een praktijkvoorbeeld. Ze toonde de aanwezigen op welke manier de Arbeidsdeal weldegelijk een positieve invloed heeft gehad op hun leercultuur en hoe ze bij VAB praktisch aan de slag gingen met de FLA.
Lees verder onder de foto.
Hieronder zetten we even de belangrijkste tips en antwoorden op vragen die tijdens de VOV-Pitstop gegeven werden op een rijtje. Verder schetste Corinne een heel duidelijk beeld van wat nu wel en wat niet verplicht is volgens de Arbeidsdeal. In se gaat het om twee verplichtingen:
- Het jaarlijks opmaken en indienen van je opleidingsplan via transfer.werk.belgie.be.
- Het garanderen van het individueel opleidingsrecht van al je werknemers.
In het verlengde van de Arbeidsdeal werd er een FLA-wet ingevoerd die een derde verplichting oplegt. Dat is het registreren van het opleidingsrecht en de gevolgde opleiding van werknemers.
Er zijn enkele belangrijke data die je bovendien in acht moet nemen. De opleidingsplannen van 2023 en 2024 moeten op 1 maart 2025 ingediend worden via transfer.werk.belgie.be. Dat van 2025 moet op 31 maart 2025 opgemaakt zijn en voor 30 april 2025 ingediend worden via dezelfde toepassing.
Vanaf 1 december 2024 worden de opleidingsrechten van werknemers geregistreerd in de FLA. Op 1 januari 2025 kunnen ook opleidingsverstrekkers hun opleidingen registreren in de tool. Ga naar het hoofdstuk over de werking van de Federal Learning Account voor meer informatie hieromtrent.
Belangrijke info omtrent het indienen van je opleidingsplan
Voor velen is het opleidingsplan een dynamisch werkdocument, waar aanpassingen in gebeuren in de loop van het jaar. Voor de overheid is het belangrijk dat je kan bewijzen dat je nagedacht hebt over het aanbod voor je werknemers en hierover met hen in gesprek bent gegaan. Aangezien het plan dat je indient niet meer gewijzigd kan worden, bouw je best flexibiliteit in om te spelen met tijd en budget. Creëer voor jezelf de ruimte om te kijken welke leernoden naar boven komen, wat de verantwoordelijkheden zijn en wie welke rol opneemt.
Je opleidingsplan mag heel gedetailleerd zijn, maar dat hoeft dus niet. De manier waarop je opleidingsplan uitgevoerd wordt, leg je namelijk vast in de FLA. Hulp nodig met het opstellen van je opleidingsplan? Lees dan dit artikel.
Corinne Thijs geeft de volgende kapstok mee: wanneer de opleiding georganiseerd wordt door het bedrijf, dan valt deze onder het formele luik. Gaat het om zelforganisatie? Dan is het informeel. E-learnings kunnen in deze dus onder informele opleiding vallen.
Maar wat belangrijker is: je krijgt geen boete omdat je dit verkeerd hebt geïnterpreteerd. Het gaat erom dat je een aanbod hebt, dat je werknemers leren en dat er aan ontwikkeling wordt gedaan in je organisatie.
Ja. Je moet een mandaat hebben. Het gaat om hetzelfde mandaat dat je nodig hebt voor RSZ-toepassingen.
Belangrijke info omtrent het individueel opleidingsrecht
Voor iedereen die op de payroll staat, geldt het individueel opleidingsrecht en dus de registratieplicht in de FLA.
In dit geval moet het opleidingskrediet steeds opnieuw berekend worden. Dit is een van de harde payrollverplichtingen waartegen geprotesteerd wordt.
Vrijetijdsopleidingen, syndicale vormingen, vormingen in het kader van outplacement en opleidingen waarvoor Vlaams Opleidingsverlof aangevraagd wordt, mag je niet aftrekken van het aantal opleidingsuren. Ook hier geldt de regel dat opleidingen die door het bedrijf gefinancierd worden, mee tellen in het opleidingskrediet. Eerstgenoemde opleidingen moet je wel registreren in de FLA, maar mag je dus niet aanrekenen.
Schorsingen van overeenkomst, thematisch verlof, loopbaanonderbrekingen, overschakelingen naar een deeltijdse tewerkstelling, langdurige ziekte etc, hebben geen impact op de opleidingsrechten. Dit loopt gewoon door, tenzij er een nieuwe arbeidsovereenkomst gemaakt wordt.
Opgelet: wie om niet dringende reden ontslagen wordt, heeft wél het recht om opleidingskrediet op te nemen. De resterende dagen kunnen als een verbrekingsvergoeding uitbetaald worden. Of de medewerker mag nog opleidingen volgen tot uitdiensttreding. Het is belangrijk om dit in de ontslagregeling op te nemen.
Dit speelt voor jou geen rol. De teller moet bij een nieuwe arbeidsovereenkomst immers steeds opnieuw berekend worden.
Gedurende 5 jaar kunnen de opleidingsrechten opgespaard worden. Daarna wordt de teller weer op nul gezet. Dit zal voor het eerst gebeuren op 31 december 2028. Alleen ingeval van ontslag om niet dringende reden kan er een uitbetaling gebeuren. Dat is momenteel de stand van zaken.
Een van de adviezen die Corinne verder meegaf, is nauw contact te houden met je opleidingsfonds om de vinger aan de pols te houden betreft nieuwe ontwikkelingen en deadlines aangaande de registratieplicht en het indienen van opleidingsplannen. Ook is het vooral belangrijk om in je opleidingsplan een visie op leren te formuleren. Dat is een voordeel van de nieuwe wetgeving: het dwingt je om na te denken over wat rendement heeft en impactvol is.
Bij VAB was de impact op de leercultuur meteen voelbaar, vertelde Katrien Quintelier. Het recht op deconnectie had VAB al in een chapter gegoten en ook het opstellen van een opleidingsplan was geen groot probleem, omdat ze daartoe reeds verplicht waren. Maar het toekennen van opleidingsrechten en het registreren ervan bestond nog niet. Dit gebeurde heel versnipperd over de business units heen. Bovendien merkten ze dat niet iedereen actief aangezet werd om opleidingen te volgen: vooral voor bepaalde functies was het aanbod groot. Bij VAB evolueerden ze dus naar een leercultuur door in te zetten op het maken van content (zeker voor wie dit nog niet bestond) en door in te zetten op administratie.
Deze administratie in de FLA verloopt bij VAB momenteel manueel. “Het positieve hieraan is dat je met deze cijfers wel naar het management kan stappen”, vertelde Katrien. “Maar de administratie is wel enorm arbeidsintensief, aangezien we dit voor al onze dochteraannemingen apart moeten doen. De cijfers kunnen verder ook niet samengevoegd worden in 1 groot dashboard.”
De medewerkers van Sigedis, Amber Waegeman en Bart Vantieghem, verduidelijkten dat dochterondernemingen aparte KBO-entiteiten zijn, elk met hun eigen ondernemingsnummer. De wettelijke verplichtingen gelden verder per KBO-nummer, en niet per overkoepelende organisatie.
De werking van de Federal Learning Account
VOV vroeg ook Sigedis, de ontwikkelaars van de FLA, om een demo te geven van de tool die ze ontwikkelden om opleidingen en opleidingsrechten van werknemers te beheren. Op deze manier kon er opnieuw antwoord worden gegeven op de vragen van het publiek en werd er uitgelegd waarom bepaalde zaken niet en andere wel mogelijk zijn met en in de tool.
Opvallend: de webapplicatie van Sigedis is in eerste instantie gemaakt voor kleinere ondernemingen tot 600 werknemers. Grotere bedrijven (met een LMS) worden verondersteld een system-to-systemkoppeling te doen via batch of API om gegevens te transfereren. Als je dit mandaat hebt, kan je alle info reeds doorgeven aan de FLA. Amber en Bart wezen de aanwezigen erop dat deze systemen ook gebruikt worden voor dimona’s en RSZ, waardoor iemand in de organisatie hier vermoedelijk al wel eens mee gewerkt heeft. Uploaden via Excel kan niet, om de simpele reden dat elk bestand er anders uitziet. Je kan je bestand wel omzetten in een XML-bestand om het dan op te laden via batch. Hiervoor kan je consultants onder de arm nemen.
Lees verder onder de foto.
Nog nieuwe informatie die de medewerkers meegaven, is dat vanaf 1 december de opleidingsrechten per werknemer zichtbaar zullen zijn in de FLA. Je kan dit zelf al registreren in de tool. Doe je dat niet? Dan zal de FLA op 1 januari zelf een voorstel doen op basis van DMFA en/of dimona’s. Zo rekent de tool met je mee. Dit zal elk jaar opnieuw gebeuren op 1 januari, zo lang de werkgever dit toelaat. Van zodra je de opleidingsrechten of -uren van een werknemer wijzigt, neem je het van het systeem over. Tot je dit weer doorgeeft aan de tool.
Vanaf 1 januari 2025 kunnen ook opleidingsverstrekkers hun opleidingen registreren in de FLA en deze toekennen aan medewerkers van een organisatie. Hiervoor hebben ze geen toestemming nodig van de werkgever, al dient dit wel onderling besproken en gecontroleerd te worden. Wat van het aantal opleidingsuren afgetrokken kan en mag worden, blijft de verantwoordelijkheid van de werkgever.
Belangrijke info omtrent de werking van de FLA
Hiervoor wordt de A x B x C formule gehanteerd. A: de voltijdse rechten voor elke medewerker die een volledig jaar in dienst is, geldend voor jouw sector. B: het werkregime van de bewuste werknemer. C: het aantal maanden gedeeld door 12 dat nieuwe medewerkers aan de slag zijn. Je kan dit bovendien ook per paritair comité opzoeken op de website van de Federal Learning Account.
Er is een max van 999 opleidingen die je kan toevoegen per persoon. Op het aantal opleidingen dat je in het algemeen kan toevoegen, staat geen maximum. Wel op het aantal lijnen dat je in batch kan doorgeven. Deel je batch bestand dus op als je er heel veel in één keer wil opladen.
Je hoeft met het ingeven van de begin- en einddatum in de FLA niet in detail te treden. Je kan de exacte data ingeven, maar kan ook het aantal uren opgeven in een bepaalde periode. Dit wijst zichzelf uit wanneer je manueel de registratie doet.
Opleidingen die over meerdere jaren lopen, hoef je niet op te splitsen per jaar, tenzij je het venster van 5 jaar overschrijdt. Loopt je opleiding dus tot na 31 december 2028? Dan moet je deze opsplitsen bij registratie. En opnieuw bij overschrijding van de volgende 5 jaar of 31 december 2033 enzovoort.
Je hebt nog 30 dagen na het beëindigen van het trimester de tijd om de registratie van deze werknemer in orde te brengen. Dit is een wettelijke bepaling die echter geen impact heeft op het al dan niet kunnen registreren in de FLA. Ook al overschrijdt je deze termijn dus, je zal de registratie nog steeds kunnen doen in de FLA en de opleidingsuren zullen nog steeds meegeteld worden in de berekening.
Je hebt nog 30 dagen na het beëindigen van het trimester waarin de opleiding plaatsvond om dit te registreren. Dit is een wettelijke bepaling die geen impact heeft op het al dan niet kunnen registreren in de FLA. Ook al overschrijdt je deze termijn dus, je zal de registratie nog steeds kunnen doen in de FLA en de opleidingsuren zullen nog steeds meegeteld worden in de berekening.
Ja. Je hoeft niet constant bezig te zijn met registratie van opleidingen in de FLA, maar moet wel per kwartaal alles opladen. Let wel op: als je bijvoorbeeld via API of batch een bestand oplaadt, overschrijft dat alle bestaande informatie in de FLA. Zorg er dus voor dat je steeds het totaalplaatje doorgeeft via API of batch, zodat er geen informatie verloren gaat.
Praktijkvoorbeeld: succesvolle integratie via API
Stijn Blomme van Smart Lions eindigde de voormiddag met een uiteenzetting over de integratie van de FLA in een klantensysteem via API. Als techneut slaagde hij erin om helder de opzet en voordelen van integratie via API uit de doeken te doen.
Lees verder onder de foto.
Met Smart Lions ontwikkelde Stijn een tool waarin je je CAO, je opleidingsplannen en opleidingsverstrekkers kan ingeven, wat dan door de tool in de FLA geïntegreerd wordt. Dit deed hij in opdracht van mtech+, een sectorfonds van de metaal- en technologische industrie.
Wat we uit zijn uiteenzetting vooral meenemen is dat de technische file die Sigedis ter beschikking stelt, zeer duidelijk is. Geef deze door aan jouw ICT-departement of technische partner, en zij zullen weten wat ze moeten doen. Bovendien bestaat er ook een testomgeving van de FLA voor API, die je moet aanvragen via een technische link. Ook dit staat in de handleiding van Sigedis uitgelegd.
De totale tijdsbesteding om het complete proces op poten te zetten, te analyseren, aanpassen en verbeteren is volgens Stijn Blomme 10 dagen. Ook de informatie van dochterondernemingen zou je met API automatisch kunnen transfereren, concludeert hij.
De Arbeidsdeal en de FLA: een antwoord op al je vragen