Weinig bedrijven en learning professionals zijn lang tevreden over een gekozen LMS of leertool. Hoe komt dat? Soms ligt de fout niet bij het leerplatform zelf. Soetkin Linhart nodigde ons tijdens de laatste VOV-Pitstop van 2024 uit om in eigen boezem te kijken en gaf 6 redenen waarom het wel eens durft mislopen bij ingebruikname van een (nieuw) leerplatform.
Je kent het vast wel: vol enthousiasme ga je aan de slag met je (nieuwe) leerplatform, dat heel wat verwachtingen belooft in te lossen en problemen van de kaart moet vegen. Toch sta je daar dan, niet veel later: gefrustreerd, teleurgesteld en ontevreden. Bleek het LMS of die leertool toch niet alles te kunnen dat je voor ogen had en je werk op te leveren in plaats van uit handen te nemen. Om over de adoptie ervan nog maar te zwijgen.
Een herkenbaar proces voor heel wat learning professionals en organisaties. Maar, stelt Soetkin Linhart (L&D consulent bij De Opleidingscoach) tijdens de eerste sessie van de afgelopen VOV-Pitstop over leerplatformen en authoringtools, het probleem ligt niet altijd bij de tool zelf. Ze nodigde de aanwezigen uit om in eigen boezem te kijken en somde zes redenen op waarom het wel eens durft mislopen bij het in gebruik nemen van een (nieuw) LMS.
1. Slechte processen
Als interne (bedrijfs)processen vóór de implementatie van een nieuwe leertool al ineffectief of moeizaam verlopen, dan zal die tool dat ook niet oplossen. Soetkin spreekt van een verdraaide organisatie, waarin er meer energie wordt gestoken in het draaiende houden van processen dan in het behalen van de doelstellingen waarvoor ze dienen.
Vanuit het publiek werd opgeworpen dat er altijd wel processen zijn om te optimaliseren. En dat kost bovendien heel wat tijd. Daarom moeten er, voor de implementatie van het LMS, keuzes gemaakt worden. Daarbij, vulde Soetkin aan, wordt er vaak door de organisatie geen projectmatige medewerker op de L&D-afdeling geplaatst, waardoor er ook een gebrek aan bewustzijn is in de bredere organisatie. En zo is niet iedereen gealigneerd met wat er geleerd en gebeurd moet worden.
2. Te beperkte integratie
Een LMS kan helpen met administratieve ontzorging indien het platform geïntegreerd kan worden met bestaande applicaties en andere software binnen het bedrijf. Het is opnieuw vóór implementatie van een nieuwe tool of LMS belangrijk om dit in kaart te brengen en na te gaan op welke manier er een wisselwerking tussen de tools mogelijk is. Vooral voor het uitwisselen van data is dit heel belangrijk.
Er werd vanuit het publiek gereageerd dat dit niet altijd mogelijk is. Als je met SAP werkt, dan ben je bijvoorbeeld al meteen gebonden aan HCM-software SuccessFactors. Er moet dus in de mate van het mogelijke naar slimme integraties, eventueel met API, gekeken worden. Hiervoor is het heel belangrijk om het IT-departement van bij het begin te betrekken. Zij kunnen ook ondersteunen in het in kaart brengen van het IT-landschap binnen de organisatie.
3. Te veel of te weinig maatwerk
Maatwerk brengt altijd extra kosten met zich mee. Ook dit moet voor de implementatie van het LMS besproken worden met de leverancier, zodat er een budget opgesteld kan worden voor eventuele bijkomende ontwikkelingen. Nieuwe releases van de tool zorgen er soms ook voor dat je ontwikkelingen niet meer werken. Of dat je ervoor moet bijbetalen. Dat zijn verdoken kosten, die ook op voorhand in kaart moeten worden gebracht, samen met de leverancier.
Te weinig maatwerk zorgt dan misschien weer voor extra administratieve last, omdat je zaken moet gaan bijhouden in Excel in plaats van in het LMS bijvoorbeeld. Er bestaat echter geen ideaal antwoord op hoeveel maatwerk er juist nodig is, aangezien dit sterk afhankelijk is van de vereisten van de vragende partij.
Vanuit het publiek werd bijgedragen dat het juist een gebrek aan (goede) vereisten is dat zorgt voor een teveel of net te weinig aan bijkomende ontwikkelingen. Het is dus erg belangrijk om die basisvereisten juist te zetten en dit constant te blijven aftoetsen bij implementatie.
4. Complexe userinterface
Het is gemakkelijk om je te laten meeslepen door het verhaal van de leverancier en enthousiast te worden over de vele mogelijkheden van het LMS. Maar let op dat je de eindgebruiker niet uit het oog verliest: zowel jijzelf als de lerenden moeten er uiteindelijk vlot mee kunnen werken. En als je veel vraagt van de tool, of van alles toevoegt dat uiteindelijk niet gebruikt wordt of onnodig blijkt, dan kan dit resulteren in een (te) complexe userinterface. Ook dit is in dit geval niet de fout van de tool zelf, aldus Soetkin.
Lees verder onder de afbeelding.
Afgebeeld: Soetkin Linhart tijdens de VOV-Pitstop van 28 november 2024.
Ga dus van in het begin goed na voor wie je het LMS gaat instellen en breng die persona’s goed in kaart, raadt Soetkin aan. Ook hier zal je prioriteiten moeten stellen. Bovendien moet je eveneens rekening houden met de expertise van het platform zelf. Start met een minimum viable product en bouw hier achteraf op verder, vulde iemand uit het publiek aan.
5. Focus op technische implementatie
Ook dit herken je vast wel: na ingebruikname van het leerplatform is er vaak sprake van een hypercare fase voor het technische aspect. Als er technisch iets zou mislopen, kan er kort op de bal gespeeld worden. Soetkin benadrukte tijdens de VOV-Pitstop echter het belang van hypercare voor het menselijke aspect van zo’n implementatie, voor adoptie en change.
Want ook de eindgebruiker moet begeleid worden en de adoptie van een (nieuw) leerplatform kan je niet zomaar op z’n beloop laten.
6. Slecht projectbeheer
Tot slot vroeg Soetkin zich af wanneer de implementatie van een (nieuw) LMS of een nieuwe leertool klaar is. Vaak wordt het project immers als afgelopen beschouwd na de technische implementatie van de tool. Maar wat met het opvolgen van certificaten en historische data van het bedrijf? Wat met de mensen die het in gebruik moeten nemen? Wat als je achteraf nog dingen wil aanpassen, of extra content wil toevoegen: wie gaat dat doen? En hoe doe je dat?
Soetkin wees de aanwezigen erop om niet alleen in kaart te brengen wat je nodig hebt doorheen het project, maar ook daarna om succesvol te zijn.
Wanneer het leerplatform niet het probleem is: 6 redenen waarom het misloopt